Die am 25. Mai 2018 in Kraft getretene Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beschäftigt auch die deutsche Hotellerie.
So unterschiedlich die Meldeordnungen der Bundesländer und Kommunen auch sind, alle zwingen sie gewerbliche Gastgeber, eine Vielzahl persönlicher Gäste-Daten zu erfassen, zu speichern/archivieren bzw. an Behörden weiter zu geben. Und natürlich verwenden Sie als Hotelier diese Daten auch für Ihr Marketing, die Gästebindung.
Dieser Artikel will erst gar nicht versuchen, die damit verbundenen komplexen Anforderungen der DSGVO widerzuspiegeln.
Wir möchten heute hier nur einen Aspekt betrachten: den Meldeschein. Denn der wird (fast) allen Gästen vorgelegt und könnte Fragen oder Irritationen der Gäste auslösen. Und im schlimmsten Fall sogar Meldungen wegen eines Verstoßes gegen die DSVGO. Der Gesetzgeber hat für solche Meldungen verschiedene Wege festgelegt. Vom Hinweis direkt an den betreffenden Betrieb, über die Landes-Datenschutzbeauftragten bis zur Anzeige bei der Polizei. Besonders heikel wird es jedoch, wenn der Hinweis an Abmahnvereine oder spezialisierte Anwälte ergeht.
Sie sind als Gastbetrieb also gut beraten, wenn Sie bereits am Beginn der Gästedaten-Kette Sicherheit herstellen.
Der Hotelverband Deutschland (IHA) hat dafür dieses rechtssichere Meldeschein-Muster erstellt und kostenfrei zum download als word-Dokument zur Verfügung gestellt: Hotelmeldeschein-Muster
Um sicher zu gehen, sollten Sie sich die Zustimmung der Gäste zur Speicherung und Nutzung Ihrer Daten auch von bereits in erfassten (Stamm-)Gästen oder allen bereits in Mailing-Listen enthaltenen Personen, Firmen oder Institutionen einholen.
Bei Gruppen, aus denen Sie in der Regel außer einem Namen keine persönlichen Daten haben, gelten die Datenschutzregelungen für die interne Erfassung und Speicherung/Aufbewahrung dieser Informationen. Wir empfehlen jedoch, sich für das mögliche Marketing die kompletten Daten dieser Gäste durch Ausfüllen von DSGVO-konformen Meldescheinen zu sichern.
Für mehr Informationen bietet der IHA zum Preis von 45 € ausführliche Informationen und Handlungs-Hinweise als PDF unter http://www.iha-service.de/go/iha-leitfaden-das-neue-datenschutzrecht-informationen-praxistipps