Fundierte Mitarbeitersuche für Restaurant und Hotel

ergänzt und aktualisiert am 14.10.2018

Gründer, Mitarbeitersuchende, aber auch alle anderen Gastronomen sind gezwungen, sich genau zu überlegen wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen sie zur Betreibung ihres Restaurants oder Hotels brauchen. Denn

1. sind Mitarbeiter nicht leicht zu finden und
2. sind die Personalkosten mit (in der Regel) über einem Drittel vom Umsatzes ein relevanter Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg

Verlassen Sie sich also nicht nur auf Ihr Gefühl bei der Auf- und Anstellung eines Teams. Vielmehr sollten Sie bei der Suche und Einstellung von Mitarbeitern für Ihrem Betrieb möglichst faktenbasiert vorgehen.

Bevor Sie, vielleicht mit Hilfe der diesem Artikel beigefügten Planungshilfe, Ihren realistischen Personalbedarf ermitteln, sollten Sie bitte den folgenden Gedanken und Fragen folgen.

Wie viele Mitarbeiter braucht (m)ein Restaurant oder Hotel?

Diese Frage ist für Gründer bzw. bei der Übernahme eines bestehenden Betriebes ebenso wichtig wie schwer zu beantworten. Gründer in der Gastronomie und Hotellerie sollten von vorn herein bestrebt sein, den Personalaufwand so niedrig wie möglich zu halten.

Für Bestandsbetriebe, also (vielleicht über Generationen) eingeführte Restaurants oder Hotels, die ein unbefriedigendes Betriebsergebnis verzeichnen oder unter Personalmangel leiden, gilt das aber auch. Sie sollten den Mut haben, die bestehenden internen Strukturen in Frage zu stellen und zu ändern.

Die Vielzahl der dabei in Frage kommenden Faktoren ist hier grob dargestellt:

Die Rolle Ihrer Leistungsangebote

Wie viele Mitarbeiter mit welchen Fähigkeiten/Qualifikationen Sie für Ihr Restaurant, Ihr Hotel brauchen, hängt direkt von den Leistungsangeboten Ihres Betriebes ab.

Anders gesagt: haben Sie nicht genügend Personal, zu hohe Personalkosten und/oder in Folge dieser Situation zu wenig Gewinn, müssen Sie auch Ihre Leistungsangebote konsequent auf den Prüfstand stellen.

Denn alternativ zur Suche nach Mitarbeitern sollten Sie also prüfen, ob Sie den Personalaufwand für Ihr Restaurant oder Hotel vielleicht durch interne Veränderungen reduzieren können?!

Um in Kontext dieses Artikels zu bleiben: Sind Ihr Speisen- und Getränkeangebot sowie die Preise und die Serviceform effizient im Hinblick auf den damit verbundenen Personalaufwand? Oder könnten Sie diesen Aufwand durch, ggf auch „radikale“, Änderung Ihrer Leistungen senken? In vielen Fällen erfahrungsgemäß – ja!

Beherbergungsbetriebe sollten insbesondere bei Investitionen in Neubau oder Modernisierung von Gästezimmern strikt darauf achten, den Entscheidungsfokus neben dem Komfort für Gäste auch auf den (personalintensiven) Betriebsaufwand für Reinigung und Guestsupplies zu richten.

TIPP: Mehr und mehr Beherbergungsbetriebe vereinbaren mit für mehrere Nächte anreisende Gäste, dass diese auf die tägliche Reinigung verzichten und dafür einen kleinen Bonus erhalten. Beispiel:

Die Rolle von Öffnungszeiten, Standort und Zielgruppe

Parallel zu sachlichen Leistungsangebot sollten Sie in Zeiten knappen Personals auch Ihre Öffnungszeiten und Ihre Zielgruppe(n) kritisch betrachten. Natürlich sind diese Aspekte standortabhängig.

Hüten Sie sich bitte davor, bei der Mitarbeiterplanung oder -suche

• in Bestandsbetrieben einfach nur „haben-wir-immer-so-gemacht-Traditionen“ zu folgen oder
• bei Neueröffnungen voller Optimismus zu schnell „zu viele“ Mitarbeiter verbindlich einzustellen.

Bedenken Sie bei der Planung bzw. Überprüfung in Ihrem Gastbetrieb,

• dass sich die Öffnungszeiten Ihres Restaurants direkt auf Ihren Personalbedarf und Ihre wirtschaftliche Effizienz auswirken,
• dass viele Zielgruppen auch differenzierte Leistungsangebote und so fast zwingend mehr Mitarbeiter erfordern und
• dass die Wünsche einzelner (Stamm-)Gäste wichtig, aber kein Kriterium für Ihre Entscheidungen sind.

Noch einmal für alle Entscheidungen: Effizienz ist immer das A & O.

Optimierungspotenziale durch technisch-technologische Veränderungen

Natürlich gestalten Sie alle Arbeitsabläufe inklusive Vor- und Nachbereitung so, dass der Zeit-/Personal-Aufwand minimal gehalten wird. Zum Beispiel durch Servicestationen im Restaurant, gutes Mise en place sowie kurze Wege in der Küche und Wäschedepots auf den Etagen.

Bei anstehenden Investitionen in die Ausstattung Ihres Gastbetriebes sollten Sie immer den Aspekt der Zeit-/Personaleinsparung in Ihre Entscheidung einbeziehen.

Nehmen wir als Beispiel das Cook- & Chill-Verfahren. Die konsequente Umstellung eines a la carte-Restaurants mit ca. 300.000 € jährlichem Speisenumsatz bedarf einer Investition von ca. 50.000 €.
Neben anderen positiven Effekten wie Qualitätssicherung, Wareneinsatzsenkung, Vereinfachung der  Personalgewinnung (weniger gelernte Fachkräfte erforderlich) etc. refinanziert sich diese Umstellung durch die Einsparungen an Personalkosten innerhalb von ein bis zwei Jahren.  

Auf Wunsch kann der Autor Kontakte zu Betrieben herstellen, die sehr gute Erfahrungen mit der Umstellung auf diese Küchentechnologie gemacht haben.

Ein weiterer konkreter Tipp: In der Dienstplanung liegen Optimierungspotenziale auch für den Personalbedarf. Hilfreich, zum Beispiel auch wegen der gleichzeitigen Erfüllung der Dokumentationspflicht, sind Systeme wie gastromatic. (www.gastromatic.de)

Einsparung von interner Arbeit

Wenn es Ihnen an Mitarbeitern fehlt, müssen Sie sich auch von dem Gedanken trennen, alles selbst und (in der Küche) alles “frisch“ zu machen. Schauen Sie, welche Arbeiten Sie auslagern/outsourcen können. Ja, das kostet Geld! Mitarbeiter kosten auch Geld und die Suche nach Ihnen obendrein Ihre Zeit und Nerven. Outsourcing ist immer ein, zum Teil recht komplexes, Rechenexempel.

Schauen wir uns das an ein paar Beispielen an:

Sie putzen Ihren Spargel selbst? Ja, geschält ist er teurer, aber wie viel Zeit = Geld kostet sie das Selber-Schälen?! Und vergessen Sie nicht die Schälverluste, die beim Spargel ca. 10% der gekauften (und bezahlten) Masse ausmachen. Okay, Sie verarbeiten die Schalen zu Suppe. Alle? Und haben Sie nicht auch so Bruch und Abschnitte, die sie für eine Suppe nehmen können?

Und wie ist es bei Kartoffeln, Grobsortimenten bei Fleisch und, und, und …

Oder ein Beispiel aus dem Beherbergungsbereich: viele kleinere Betriebe waschen Ihre Wäsche noch selbst. Bei Handtüchern mag das noch gehen, jedoch müssen Sie hier neben der Arbeitszeit auch die Kosten für Waschmittel sowie Anschaffung und Unterhaltung von Waschmaschinen und Trocknern einkalkulieren!

 Noch einmal zurück in die Küche. Wann haben Sie sich zuletzt mit Convenience, vorgefertigten Speisekomponenten befasst? Das angebotene Sortiment und die sensorische wie optische Qualität hat hier in den letzten Jahren enorme Fortschritte gemacht. Natürlich, es gibt immer solche und solche; da heißt es testen …! Sicher ist, so schnell, wie Sie diese Komponenten regenerieren, nachveredeln und ausgarnieren, können Sie sie nie komplett selbst zubereiten. In Ihre Betrachtung fließen auch hier wieder Arbeitszeit, (Finger-)Fertigkeiten Ihrer Mitarbeiter, aber auch Energiekosten und Verluste bei der Vorbereitung und Produktion mit ein. So schnell (wirklich a la minute) wie Sie leckere fertige Desserts aus dem Kühlhaus holen und attraktiv anrichten, können Sie sie nie selbst herstellen!

Insbesondere bei Bankett-Veranstaltungen wie Tagungen oder Feiern oder bei Reise-Gruppen können Convenience, und sei es nur als Teil Ihres Angebotes, Ihre Retter bei Personalknappheit sein.

Ermittlung des zahlenmäßigen Personalbedarfs

Ergänzend zu diesem Artikel gibt es eine Datei, mit deren Hilfe Sie ermitteln können, wieviele Mitarbeiter Sie realistisch für Ihr Restaurant, Ihr Hotel brauchen.  Personalbedarf Vorlage  Für Bestandsbetriebe zur Kontrolle und für Gründer als Planungshilfe. Diese Datei gibt Ihnen ein Bild der regelmäßig notwendigen Arbeitszeit und der dafür erforderlichen Zahl an Mitarbeitern.

Nächste Schritte zu einem effizienten Einsatz der Mitarbeiter wären

• zweckmäßige Anstellungsverträge,
• flexible Arbeitszeitmodelle und -konten,
• faktenbasierte Dienstplanung.

Und dies alles entsprechend der aktuellen gesetzlichen Anforderungen!

Anforderungen an Mitarbeiter

Die grundsätzlichen und aufgabenspezifischen Anforderungen an Ihre Mitarbeiter sind so individuell wie Ihr Restaurant oder Hotel. Sehen Sie hier ein, wenn auch grobes und allgemeines, Raster dafür:

 Wir empfehlen Ihnen, die wichtigsten Anforderungen an die Fach- und Methodenkompetenz, vor allem aber die Leistungsziele Ihrer Mitarbeiter in Stellen- oder Arbeitsplatzbeschreibungen festzuhalten. Das hilft Ihren Mitarbeitern, sich an diesen Maßstäben zu orientieren und zu entwickeln. Und Ihnen helfen diese Vorgaben, die Bestandteil des Anstellungsvertrages sein sollten, sich im Fall des Falles auch disziplinarisch durchzusetzen.

Aber schwingen Sie nicht zu schnell die „Keule“. Die Zeiten, der Arbeitsmarkt sind so, dass Sie zunehmend ungelernte Kräfte in Ihr Team einbinden und selbst fit machen müssen. Dann ist bei der Personalgewinnung die Motivation wichtiger als schon vorhandene Qualifikation oder Erfahrung!

Ihre Anforderungen an Sozialkompetenz und Flexibilität sollten Sie im Prozess der Mitarbeiterauswahl ganz klar aussprechen und erörtern. Und Sie sollten im täglichen Erleben im Team und Arbeitsprozess im Blick haben, in wie weit die Mitarbeiter Ihren Erwartungen oder den eigenen Aussagen gerecht werden.

Überprüfen Sie, ergänzend zum faktenbasierten Vorgehen, auch Ihr Bauchgefühl!
Viele Entscheider bevorzugen und fördern unbewusst Kandidaten oder Mitarbeiter, die Ihnen im Wesen ähnlich sind. Dabei könnte ein (neuer) Mitarbeiter,  der anders „tickt“, durchaus belebend für Ihr Team, die Weiterentwicklung Ihres Betrieb und damit Ihren Erfolg sein. Denken Sie daran, wenn Sie Ihre Mitarbeiter beobachten oder Bewerber vor sich haben, die in der Branche bzw. dem Job (noch) unerfahrenen sind! Interpretieren Sie ein gesundes Maß an Hinterfragen und Querdenken nicht zwingend als Problem, sonder als Ausdruck von Engagement und Motivation! Und machen Sie es zum Teil Ihrer Erfolgsstrategie.

Ein paar letzte Hinweise:

• Die Personalsituation im Gastgewerbe wird sich trotz aller ambitionierte Bemühungen in absehbarer Zeit nicht verbessern, eher noch verschlimmern.
• Also suchen Sie nicht (weiter) nach dem „perfekt“ passenden Puzzle-Teil für Ihr Team.
• „Unbeschriebene Blätter“ haben durchaus auch Vorteile. Sie stecken nicht in ihrer Erfahrungswelt fest, sind aufgeschlossener für jeden Hinweis, Ihre Intentionen und Vorgaben.
• Natürlich, ein bis zwei fachlich und methodisch kompetente Mitarbeiter pro Bereich sollten Sie schon im Betrieb haben. Und gemeinsam mit denen machen Sie die anderen mit Geduld und Konsequenz fit für ihren Job und vielleicht für eine spektakuläre Karriere in Ihrem Restaurant oder Hotel.
• Gestalten Sie diesen Prozess ganz gezielt durch regelmäßige Briefings, interne und externe Schulung sowie individuelle Anleitung durch Sie oder die erfahreneren Mitarbeiter!